Ny bogføringslov

Hvad betyder den nye bogføringslov for din virksomhed eller forening?

Den nye bogføringslov betyder et endeligt opgør med regnskab i excel-ark og ringbind med fysiske kvitteringer, for med krav om digital registrering af alle bilag samt om brug af et godkendt digitalt bogføringssystem, så lægger Danmark sig på førstepladsen i EU, når det kommer til digitale krav til regnskabet.

Det primære element i den nye bogføringslov er netop digitalisering og automatisering af virksomhedernes bogholderi - bogholderiet i blandt andet din virksomhed eller din forening.

Den nye bogføringslov indeholder også andre ændringer og præciseringer af kravene til bogføring. Samtidig er der indført nye kontrolmuligheder for Erhvervsstyrelsen og højere bøder til virksomheder, der overtræder reglerne.

Herunder følger hovedelementerne i den nye lov, og hvad det betyder for din virksomhed.

Er du klar til den nye bogføringslov?

Ved indgangen til 2022 brugte mellem 71 og 96 procent af virksomhederne i SMV-segmentet i Danmark allerede et bogføringssystem eller fik foretaget bogføring af andre, men det er værd at være opmærksom på , at det kun er omkring halvdelen af de selv samme virksomheder, der benytter et system, der understøtter den automatisering, der på sigt er påkrævet.

I Danmark er alle erhvervsdrivende underlagt bogføringsloven- det gælder også udenlandske virksomheder, hvis de har aktiviteter i Danmark. Erhvervsdrivende fonde og foreninger er også underlagt bogføringsloven, det vil sige også andelsforeninger.

Alle selskaber og alle øvrige virksomheder er som udgangspunkt omfattet er de samme krav i bogføringsloven. Kun virksomheder, foreninger m.v, hvis nettoomsætning fra erhvervsdrift i to år er på mindre end 300.000 kroner, kan slippe for bogføringslovens krav om at udarbejde en bogføringsbeskrivelse og bogføre elektronisk i et godkendt bogføringssystem.

At et bogføringssystem er godkendt betyder, at udbydere af digitale bogføringssystemer skal registrere systemerne og få dem godkendt hos Erhvervsstyrelsen. Herefter kan din virksomhed frit vælge et system, der lever op til lovens krav.

Automatisk erhvervsrapportering indebærer, at erhvervsvirksomheder skal benytte et godkendt, digitalt bogføringssystem samt med tiden, at alle fakturaer skal gå gennem en central modtageportal på samme måde, som når du i dag sender en faktura til det offentlige.

Et digitalt bogføringssystem kan være:

• Et cloudbaseret system, hvori din virksomhed registrerer sine transaktioner og opbevarer bilag. Det hele skal så opbevares hos en tredjemand; enten af udbyderen af systemet eller hos udbyderens host.

• Et hybrid-system, der installeres lokalt i din virksomhed, men har en indbygget funktion, der automatisk tager kopier af registreringer og bilag, der så opbevares hos en tredjemand.

• Specialudviklede systemer, hvor registreringer og bilag kun opbevares på virksomhedens egen server, men hvor man sørger for, at der tages sikkerhedskopier løbende, og at disse sikkerhedskopier ligeledes opbevares hos tredjemand.

Typisk vælger de mindre virksomheder at benytte et digitalt, cloudbaseret bogføringssystem. Og hvis din virksomhed ikke benytter et godkendt, registreret system, skal det system, virksomheden i stedet benytter, leve op til de samme krav.

I løbet af 2023 blev kravene til de digitale, cloudbaserede bogføringssystemer offentliggjort. De digitale bogføringssystemer skal leve op til krav, som gør det muligt at automatisere bogføringsprocesser, og som giver en større sikkerhed for en korrekt bogføring. Erhvervsstyrelsen godkender de systemer, der lever op til kravene, men udbyderne af systemer har pligt til at sikre sig, at deres digitale bogføringssystemer løbende lever op til lovens krav.

Kravet om at benytte et godkendt, digitalt system, gælder for selskaber først. Kravet gælder fra regnskabsår, der begynder 1. juli 2024 eller senere. Hovedparten af Dansk Revisions kunder har regnskabsår, der følger kalenderåret. For de fleste selskaber vil kravet om brug af et godkendt, digitalt bogføringssystem derfor gælde pr. 1.januar 2025.

I 2026 vil kravet om at bogføre elektronisk i et godkendt system også gælde for personligt ejede virksomheder med en omsætning på over 300.000 kroner.

Hvilke krav er der til et godkendt digitalt bogføringssystem?

Der gælder tre overordnede krav til digitale bogføringssystemer, og det gælder uanset, om du gør brug af standardsystemer eller virksomhedstilpassede / specialudviklede systemer:

• Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en såkaldt “betryggende opbevaring” af registreringer og bilag i 5 år.  

• Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. 

• Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Du kan læse mere om krav til digitale bogføringssystemer på Erhvervsstyrelsens hjemmeside
Krav til digitale bogføringssystemer

Undtagelse for de mindste, personligt ejede virksomheder

Personligt ejede virksomheder med en omsætning på under 300.000 kroner er undtaget fra kravet om brug af et digitalt bogføringssystem, men skal naturligvis alligevel overholde alle øvrige krav i loven.

Hvis Dansk Revision eller Nomia klarer bogføringen

Hvis du og din virksomhed får hjælp til bogføringen hos Dansk Revision, sørger vi naturligvis for at overholde alle kravene til bruge af godkendte, digitale bogføringssystemer.

En del virksomheder har allerede specialtilpassede eller skræddersyede bogføringssystemer, og det vil der fortsat være rig mulighed for med den nye bogføringslov. Det kræver blot, at din virksomhed oplyser dette til Erhvervsstyrelsen. Det gør i via årsrapporten, hvor I faktisk nu har pligt til at oplyse om, hvilken type bogføringssystem I anvender.

Oplysningspligten forventes at træde i kraft i 2024.

De digitale bogføringssystemer skal understøtte det nye lovkrav om brug af e-faktura. Når alle virksomheder sender deres fakturaer gennem en offentlig modtagecentral, vil myndighederne få en stærkt forbedret mulighed for at gennemføre kontrolaktiviteter.

Hvornår kravet om obligatorisk e-faktura træder i kraft afhænger af, hvornår staten er klar med de systemer og rutiner, der gør det muligt at indføre. Så også her bliver det op til Erhvervsstyrelsen at afgøre, hvornår brugen af den centrale indberetning bliver obligatorisk.

Bogføringsreglerne er justeret

Selve de grundlæggende regler til bogføringen fastholdes i det store og hele. Men der kommer også nogle præciseringer og ændringer. Helt overordnet skal bogføringen tilrettelægges og udføres under hensyntagen til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. I den gældende lov hedder det ”virksomhedens art og omfang”

Vi får en let udvidet definition på regnskabsmateriale. Som regnskabsmateriale defineres fremover:

• Oplysninger, der er nødvendige for kontrolsporet (f.eks. Kundeaftaler, leverandøraftaler, ansættelsesaftaler, vurderinger, arbejdspapirer)

• Dokumentation for oplysningerne i ledelsesberetning og noter. Det er nyt, at dette indgår i definitionen på regnskabsmaterialer

• Årsregnskaber og øvrige regnskaber

Krav om beskrivelser af virksomhedens bogføringsprocedurer

Kravet om beskrivelse af bogføringsprocedure erstatter det tidligere krav om beskrivelse af it-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Din virksomheds beskrivelsen af bogføringsprocedurer skal indeholde:

• Virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres.

• Virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis.

• Hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne

Udbyderne af digitale bogføringssystemer sørger naturligvis for at der foreligger beskrivelser af den del af virksomhedens system. Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon til hjælp for beskrivelse af bogføringsprocedurer i virksomheden.
Vejledning om bogføring - Erhvervsstyrelsen

Det er i øvrigt værd at bemærke, at beskrivelsen til enhver tid skal være ajourført, men derudover behøver den ikke at være mere omfattende end nødvendigt for at opfylde de 3 krav. Beskrivelsen skal være tilstrækkelig til, at personer med rimelig indsigt i bogføring kan finde ud af, hvordan bogføringen er tilrettelagt samt fremfinde og udskrive alt regnskabsmateriale, som ikke er i umiddelbart læselig form. Læselig form betyder på dansk, at digitale bilag ikke behøver at opbevares på en måde, så de er umiddelbart læsbare, bare der er nogen, der inden for en rimelig frist kan konvertere bilagsfiler til et læsbart format.

Du er naturligvis også meget velkommen til at kontakte din lokale revisor, så hjælper vi dig i mål. Vi har nemlig - til lejligheden - udviklet et godt værktøj, der kan hjælpe din virksomhed i forhold til procedurebeskrivelsen.

Hyppighed af bogføring og afstemninger

Ifølge den nye lov skal transaktioner registreres i bogføringen snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger. Men i det fremlagte forslag er der ikke nogen nærmere angivelse af tidsfristen for bogføring.

En virksomhed med mange transaktioner skal bogføre hyppigere end en virksomhed, der kun har få og simple transaktioner. En virksomhed med mange hundrede eller tusinde transaktioner dagligt bør, ifølge bemærkningerne, registrere disse inden for ganske få dage, så det løbende sikres, at der foreligger en korrekt og fyldestgørende bogføring.

Erhvervsstyrelsen har hidtil kun kontrolleret årsrapporterne på baggrund af det indsendte regnskab. Med den vedtagne lov får styrelsen en række nye kontrolmuligheder, og kan eksempelvis anmode virksomhederne om at stille det bagvedliggende regnskabsmateriale til rådighed for styrelsens kontrol.

Styrelsen kan også kræve en erklæring fra en godkendt revisor om virksomhedens overholdelse af bogføringsloven. Virksomheder, der overtræder bogføringsloven, vil blive sanktioneret med bøder, der afhænger af virksomhedens omsætning og forseelsens karakter.

Hvis en virksomhed ikke overholder reglerne eller undlader at efterkomme et påbud fra Erhvervsstyrelsen, kan virksomheden i sidste ende blive sendt til tvangsopløsning.

Yderligere information om den nye bogføringslov

Vil du vide mere, kan du fordybe dig i hele loven eller besøge Erhvervsstyrelsens hjemmeside. Du kan også downloade eller læse Dansk Revisions 5-trins-guide til den nye bogføringslov.

Lov om bogføring - Retsinformation - Bogføringsloven

Digital bogføring - Erhvervsstyrelsen - Den nye bogføringslov - Regler og tidsplaner

4-trins-guide - Dansk Revision - Den nye bogføringslov

Siden er senest opdateret 18. december 2022.