Kilometerpenge: En guide til din virksomhed
Som virksomhedsejer eller lønmodtager med meget kørsel er der mange regler og satser at holde styr på, især når det handler om dine kørselsgodtgørelse og kilometerpenge.
I denne korte guide får du et klart og brugbart overblik over, hvad kilometerpenge indebærer, hvordan de udbetales korrekt og hvilke skattemæssige aspekter, du skal være opmærksom på.
Hvad er kilometerpenge?
Kilometerpenge, eller kørselsgodtgørelse, er en skattefri godtgørelse, som en arbejdsgiver kan udbetale til en medarbejder for erhvervsmæssig kørsel i egen bil. Den dækker med andre ord de udgifter, medarbejderen har haft i forbindelse med kørslen. Det er vigtigt at skelne mellem erhvervsmæssig kørsel og kørsel mellem hjem og arbejde, da reglerne for godtgørelse og fradrag er forskellige. Erhvervsmæssig kørsel omfatter blandt andet transport til kundemøder, leverandørbesøg, kurser eller andre arbejdsrelaterede opgaver, der ligger uden for den almindelige arbejdsplads.
For at en medarbejder kan modtage skattefri kilometerpenge, skal visse betingelser være opfyldt, og der skal føres en nøje kørebog. Det er afgørende for at undgå skattemæssige overraskelser og for at sikre, at både virksomhed og medarbejder overholder gældende regler.
Forskellen på kilometerpenge og kørselsfradrag
En almindelig misforståelse er forvekslingen mellem kilometerpenge og kørselsfradrag.
Kørselsfradrag er et fradrag, som privatpersoner (lønmodtagere) kan få for kørsel mellem hjem og arbejde, hvis afstanden overstiger 24 kilometer tur/retur. Dette fradrag dækker ikke erhvervsmæssig kørsel og udbetales ikke af arbejdsgiveren, men trækkes fra i medarbejderens personlige indkomst via årsopgørelsen. Kørselsfradraget kaldes også befordringsfradrag eller transportfradrag.
Kilometerpenge derimod er en godtgørelse fra arbejdsgiveren for erhvervsmæssig kørsel. Disse kroner er skattefrie, hvis de udbetales efter Skattestyrelsens gældende satser og regler. Det er altså arbejdsgiverens ansvar at sikre, at disse regler følges præcist.
Forskellen er derfor, at når lønmodtageren kører til og fra sin faste arbejdsplads, gives kørselsfradrag, men når lønmodtageren kører for arbejdsgiveren på f.eks. kundebesøg, er der tale om kilometerpenge.
De gældende satser for kilometerpenge
Satserne for kilometerpenge fastsættes årligt af Skattestyrelsen. Disse satser dækker alle omkostninger forbundet med kørslen, herunder brændstof, vedligeholdelse, forsikring, afskrivning og eventuelt slid på bilen.
Det er vigtigt at bemærke, at satserne differentierer alt efter, hvor mange kilometer, der køres i løbet af et år. For eksempel er satsen lavere for kørsel ud over de første 20.000 kilometer.
For at give et aktuelt billede af satserne, kan du se nedenfor. For at sikre, at din virksomhed altid udbetaler korrekte kilometerpenge, anbefaler vi at holde dig ajour med de seneste offentliggjorte satser.
| År | Kørsel op til 20.000 km (kr./km) | Kørsel over 20.000 km (kr./km) |
|---|---|---|
| 2025 | 3,85 | 2,25 |
| 2026 | 3,94 | 2,28 |
Bemærk: Disse satser er eksempler og ændre sig år efter år. P.t. diskuteres det politisk, om satsen skal sættes op. Tjek altid Skattestyrelsens hjemmeside for de seneste gældende satser, der normalt opdateres hen på efteråret.
Hvornår er kilometerpenge skattefri?
Som vi nævnte tidligere, er kilometerpenge skattefrie, hvis visse betingelser overholdes. Den primære betingelse er, at kørslen er erhvervsmæssig og dokumenteres korrekt gennem en kørebog.
Det inkluderer oplysninger om:
Kørselsdatoer
Start- og slutpunkt for hver tur
Antal kørte kilometer pr. tur
Formålet med kørslen
Navn på medarbejder
Uden en detaljeret og fyldestgørende kørebog risikerer udbetalte kilometerpenge at blive beskattet som almindelig lønindkomst. Det kan derfor godt betale sig at have klare procedurer for indberetning og dokumentation i din virksomhed.
Administration af kilometerpenge i din virksomhed
En effektiv administration af kilometerpenge starter med klare retningslinjer og en brugervenlig metode for medarbejderne til at registrere deres kørsel. Mange virksomheder anvender digitale løsninger til kørebogsføring, hvilket letter processen og minimerer risikoen for fejl.
Uanset hvilken metode du vælger, er det vigtigt, at systemet understøtter en præcis og fyldestgørende dokumentation, som kan fremvises ved en eventuel skattekontrol.
Håndtering af kilometerpenge ved udenlandsk kørsel
Når medarbejdere foretager erhvervsmæssig kørsel i udlandet, gælder der særlige regler for kilometerpenge.
Som hovedregel følger man de samme principper for erhvervsmæssig kørsel og dokumentation som i Danmark, men der kan være specifikke skattemæssige overvejelser, afhængigt af varigheden af opholdet og de lokale regler i det pågældende land.
-
Kilometerpenge dækker de direkte og indirekte omkostninger ved erhvervsmæssig kørsel i egen bil.
Det inkluderer brændstof, vedligeholdelse, dæk, forsikring, afskrivning på bilen og lignende udgifter. Der er tale om en samlet sats pr. kørt kilometer.
-
Kilometerpenge beregnes ved at multiplicere antallet af kørte erhvervsmæssige kilometer med den gældende sats, som fastsættes af Skattestyrelsen årligt.
Satsen varierer typisk for de første 20.000 kørte kilometer og kørsel derover. For korrekt udbetaling skal der føres en detaljeret kørebog.
-
Nej, hvis kilometerpenge udbetales i henhold til Skattestyrelsens satser og betingelser for erhvervsmæssig kørsel, er de skattefrie for medarbejderen.
Hvis reglerne ikke følges (f.eks. mangelfuld kørebog), kan godtgørelsen dog blive beskattet som almindelig lønindkomst.
-
Første krav er en fyldestgørende kørebog. Dette omfatter dato for kørsel, start- og slutpunkt, antal kørte kilometer, formål med kørslen (hvem du har besøgt, hvad du har gjort) og bilens registreringsnummer.
Uden denne dokumentation kan kilometerpenge ikke udbetales skattefrit.
-
Nej, kilometerpenge er for erhvervsmæssig kørsel.
Kørsel mellem hjem og arbejde giver ret til et kørselsfradrag, som den enkelte medarbejder selv kan trække fra på sin årsopgørelse hos Skattestyrelsen, hvis afstanden overstiger den fastsatte grænse, der aktuelt ligger ved 12 km hver vej.